Scanning

Scanning af spørgeskemaer har stort set afløst den traditionelle indtastning. Det skyldes, at scanning i dag er en sikker og hurtig metode til registrering af spørgeskemadata. Scanning er billigere og hurtigere end indtastning – helt ned til oplag på få hundrede spørgeskemaer.

UNI•C Statistik & Analyse råder over Danmarks mest moderne udstyr og programmel til scanning af spørgeskemaer. Vi har mange års erfaring inden for området.

UNI•Cs scannerudstyr kan indlæse både enkelt- og dobbeltsidede spørgeskemaer i en bred vifte af formater op til A3. Det er bedst, hvis spørgeskemaerne er trykt på hvidt papir med sort tekst, men skemaer trykt i farver kan normalt også scannes. Spørgeskemaer skal ikke designes specielt med henblik på scanning, men nedenfor er nævnt en række gode råd til design af scanneregnede spørgeskemaer.

Kontakt endelig UNI•C Statistik & Analyse, hvis du er i tvivl om dit spørgeskema kan scannes. Kontakt os gerne inden du trykker skemaerne.

Du afleverer dine spørgeskemaer samt 2 blanke skemaer til UNI•C Statistik & Analyse. Efter scanning leverer vi data til dig klar til analyse i det format, du ønsker at arbejde videre med, hvad enten det er SPSS, SAS, Excel, Access eller et helt andet program efter aftale. Kommentarer og fritekster kan sjældent tolkes gennem scanning. I stedet kan UNI•C tilbyde dig en database med billeder af kommentarerne, mulighed for at læse, sortere og udskrive disse.

Når UNI•C har modtaget dit spørgeskema, bliver du kontaktet af en konsulent. Sammen gennemgår I spørgeskemaet spørgsmål for spørgsmål og fastlægger, hvordan skemaerne skal scannes. Dvs. hvilke værdier der skal tildeles de forskellige afkrydsningsmuligheder, hvorvidt tal skal verificeres automatisk eller af scanneroperatøren samt procedurerne for behandling af fejludfyldte skemaer. Såfremt du ønsker tjek af løbenumre eller andre tal i forhold til en liste med legale værdier, skal denne liste afleveres til UNI•C i elektronisk form. UNI•C opsætter skemaet til scanning, prøvescanner et antal skemaer og kontrollerer, at opsætningen er korrekt. De resterende skemaer scannes, data verificeres og overføres til en fil i det aftalte format. Inden data afleveres til kunden, foretager UNI•C yderligere en række tabuleringer af data til sikring af datakvaliteten.

Efter scanning modtager du en diskette eller en cd-rom med data i det aftalte format. Endvidere er vedlagt et blankt spørgeskema med angivelse af hvilke værdier, der er tildelt de enkelte svarfelter i skemaet – en såkaldt kodebog.

Hvis du har valgt et SPSS- eller SAS-format, vil datafilen efter aftale være forsynet med labels eller formater. Spørgeskemaerne får du tilbage i nummererede bundter. Bundt- og løbenummer i bundtet fremgår af datafilen. Det er dermed muligt altid at finde et bestemt skema ud fra oplysningerne i datafilen. Hvis du har valgt at få kommentarerne på en billeddatabase, leveres denne på cd-rom med tilhørende program til at læse kommentarerne.

Kommentarfelter i spørgeskemaer er en værdifuld og nødvendig kilde til at få uddybet og perspektiveret respondenternes andre svar, men det er desværre ikke muligt at scanne og tolke sådanne håndskrevne kommentarer automatisk i en tilstrækkelig god kvalitet. En mere systematisk bearbejdning af kommentarerne, hvor man ønsker at sammenholde disse med spørgeskemaets øvrige svar, har derfor hidtil forudsat en ressourcekrævende manuel indtastning af kommentarerne.
En UNI•C kommentardatabase er oftest en bedre løsning.

Vælger du denne løsning, vil UNI•C i forbindelse med scanningen gemme kommentarfelterne som billeder. Billederne overføres efterfølgende til en cd-rom sammen med besvarelserne fra de øvrige spørgsmål. Med en UNI•C billeddatabase kan du herefter nemt læse kommentarer på din pc. Du slipper for at skulle bladre stakke af papirskemaer igennem. På skærmen kan du hurtigt bladre mellem kommentarer fra forskellige respondenter, samtidig med at du ser relevante baggrundsoplysninger forneden i skærmbilledet. Du har mulighed for at indtaste et resumé, stikord eller hele kommentaren i den underliggende Excel-database. Det er også muligt at søge efter kommentarer fra respondenter, som opfylder bestemte kriterier, eller som har givet bestemte svar på udvalgte spørgsmål.

Der er række fordele ved at anvende en billeddatabase:

• Hurtigere overblik over kommentarfelter
• Non-sense kommentarer indtastes ikke
• Billigere ved større undersøgelser
• Mulighed for at udskrive relevante kommentarer
• Nemt at gennemlæse kommentarer fra bestemte målgrupper
• Hurtig søgning efter respondenter
• Hurtigt at foretage eventuel efterkodning
• En zoom-funktion letter læsning af utydelige eller småtskrevne kommentarer.

Kommentardatabasen leveres på en cd-rom med brugervejledning.

Her følger en række gode råd til design af spørgeskemaer, således at de er egnet til scanning. Det er ikke alle råd, der nødvendigvis skal følges, for at et skema kan scannes, men ved at følge rådene får du en mere sikker og smertefri scanning.

1. Anvend alm. uglittet papir op til A3-format med en papirvægt imellem 80 g/m2 og 115 g/m2. Der må gerne være én falsning på skemaerne, så A3-papir fx falses til A4.

2. Ved postale undersøgelser skal man undgå, at respondenten folder skemaet for at få det ned i returkonvolutten. Det giver flere fejl i scannerens papirhåndtering og kan i værste fald give skygger på skemaet i folden med fejlagtig tolkning til følge. Sørg for at returkonvolutten er større end skemaet, anvend fx en C4-konvolut til et skema i A4-størrelse.

3. Samtlige skemaer skal være 100% identiske i layout. Det betyder, at kopiering eller trykning af spørgeskemaer skal foregå efter samme original på samme maskine, og at printning skal foregå fra samme computer til samme printer.

4. Sidemargener skal være mindst 15 mm. til kanten af papiret. UNI•C skærer evt. ryg og hæfteklammer af inden scanning. Ved hjørnehæftning skal hæfteklammen sidde samme sted i alle skemaer.

5. Vær forsigtig med farvevalg. Afkrydsningsfelter bør holdes i hvidt, så tekst eller afkrydsninger står med klar kontrast. Ønsker du at anvende farver i skemaet, anbefaler vi, at du sender et skema ind til prøvescanning hos os, så vi kan løse evt. problemer, før de opstår.

6. ID-numre eller adresser skal påtrykkes maskinelt i en kvalitet svarende til laserprint i mindst 300*300 dpi og størrelse svarende til minimum 16 punkt. Placering og font skal forud godkendes af UNI•C. Anvendelse af selvklæbende labels kan ikke anbefales, da disse kan sættes skævt på og pga. risikoen for, at de falder af i forbindelse med scanning.

7. Det er muligt at anvende stregkoder – kontakt UNI•C for nærmere oplysninger herom.

8. Brug, om muligt, afkrydsninger i stedet for åbne besvarelser, da dette sikrer, at respondenten holder sig inden for de ønskede svarkategorier. Anvend fx aldersgrupper i stedet for aldersangivelse som tal, hvis din undersøgelse tillader det.

9. Hvor åbne besvarelser er nødvendige, sørg da for at linjeafstanden i svarfeltet er på mindst 10 mm.

10. Til talfelter, hvor der skal skrives med håndskrift, bør der anvendes følgende form for felter (gerne i den viste størrelse). Fx anvendes ved en dato:

11. Til afkrydsningsfelter anvendes rektangler. Disse rektangler skal være minimum 4*4 mm. og maksimum 10*10 mm. i størrelse. Der skal mindst være 4 mm. afstand til et andet rektangel og 2 mm. til tekst.

Prisen for scanning aftales individuelt for den enkelte opgave. Den afhænger typisk af skemaets størrelse, antallet af skemaer, omfanget af talfelter, og hvorvidt der skal laves en billeddatabase. Hvis du sender eller faxer dit spørgeskema til UNI•C Statistik & Analyse, giver vi gerne et overslag.

Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte Jesper Lund på tlf. 35 87 88 74 eller e-mail Jesper.Lund@uni-c.dk eller Thomas Larsen på tlf. 35 87 88 73 eller e-mail Thomas.Larsen@uni-c.dk.