Problemerne omkring optagelse.dk skyldtes ikke en teknisk fejl

Der var ikke tale om en teknisk fejl på optagelse.dk, da nogle af årets ansøgere til de videregående uddannelser fik afslag, fordi deres eksamensbeviser ikke var vedhæftet ansøgningerne.

Da ansøgerne til de videregående uddannelser spændt åbnede svarbrevene i starten af august, var der en del, der blev slemt skuffede.

Selvom de fuldt ud opfyldte kriterierne for at komme ind på deres drømmestudium, havde de fået afslag, ganske enkelt fordi deres eksamensbeviser ikke var blevet vedhæftet deres digitale ansøgning på optagelse.dk og heller ikke efterfølgende var blevet afleveret.

Systemet fungerer

Sagen fik naturligt nok ret stor omtale i pressen, men nogle af medierne udlagde det, som om problemet skyldtes en teknisk fejl i det digitale ansøgningssystem optagelse.dk, som UNI•C har udviklet.

– Det er vigtigt for os at fastslå, at problemerne omkring optagelsen til de videregående studier ikke skyldes tekniske fejl i optagelse.dk. Vi har opfyldt og efterkommet de ønsker og kravsspecifikationer, der er fremkommet i forbindelse med udarbejdelsen af systemet, og teknisk set fungerer systemet, som det skal, siger underdirektør Per Thorbøll, UNI•C.

Uproblematisk for langt de fleste

For langt de fleste af ansøgerne, der har brugt optagelse.dk, har optagelsesproceduren da også været ganske uproblematisk.
Deres eksamensbeviser har i forvejen ligget digitalt i eksamensdatabasen, lagt ind af den uddannelsesinstitution, hvor de har taget deres adgangsgivende ungdomsuddannelse.

Og disse ansøgere har derfor ikke skullet gøre andet end at udfylde ansøgningen på skærmen og sende den af sted.  Eksamensbeviserne lå i systemet og fulgte automatisk med.

Eksamensbeviserne lå ikke i databasen

Problemet er opstået for dem, hvis eksamensbevis ikke lå i eksamensdatabasen.

At beviserne ikke gjorde det, kan skyldes tre ting: Det kan skyldes, at deres eksamen er fra før 2004, hvor eksamensdatabasen blev oprettet. Det kan skyldes, at de har søgt, før de har afsluttet deres eksamen. Og endelig kan det skyldes, at ansøgerens gymnasium ikke har lagt eksamensbeviset ind i eksamensdatabasen i rette tid.

Ansøgerne fik tre påmindelser

De ansøgere, der således ikke har haft et elektronisk eksamensbevis liggende i databasen, har dog godt kunnet søge digitalt alligevel. De har bare selv skullet eftersende eksamensbeviset. Og det er her, det er gået galt. For de ansøgere, der har fået afslag, har ikke eftersendt eksamensbeviset, selvom de har fået tre påmindelser om det.

– Undervejs i søgeproceduren får ansøgerne to gange at vide, at systemet ikke har eksamensbeviset, og at de skal huske selv at sende det. Desuden står oplysningen på selve ansøgningen, og det troede vi var nok, siger Per Thorbøll.

– Vi vil nu, i samarbejde med Undervisningsministeriet og Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling, se på, om påmindelserne kan gøres endnu tydeligere. For vi skal selvfølgelig så vidt muligt undgå, at ansøgerne overser eller glemmer, at de selv skal sende eksamensbeviset, hvis det ikke ligger i eksamensdatabasen.

– Men samtidig skal vi jo også sørge for, at der ikke bliver så mange pop-up vinduer og advarsler, at systemet bliver for tungt for brugerne, siger Per Thorbøll.

Alle kvalificerede får studieplads

For fuldstændighedens skyld skal det tilføjes, at de enkelte uddannelsesinstitutioner vurderede situationen forskelligt.

De fleste kontaktede straks ansøgerne for at gøre opmærksom på de manglende eksamensbeviser, mens enkelte i første omgang afviste ansøgerne på baggrund af den ufuldstændige ansøgning.

Sidste nyt er dog, at alle kvalificerede ansøgere, der er blevet afvist, fordi deres eksamensbeviser ikke var vedlagt deres ansøgning på optagelse.dk, nu tilbydes en studieplads.